F.A.Q. - Frequently Asked Question - & info tecniche

QD#0001 E’ possibile fare in modo che, mediante un pulsante della pulsantiera standard del programma, sia avviata una applicazione Windows (ad esempio che sia aperto un database in formato Access)?

R. Certamente. Ai pulsanti della pulsantiera nel pannello di controllo di Quantica.dot può essere associata l’esecuzione di un comando di Windows e quindi, in particolare, il comando di apertura di una applicazione. Sarà sufficiente attivare la funzione “personalizza pulsante” selezionandola dal menù attivabile con il tasto destro del mouse sul pulsante: una volta selezionata l’opzione “comando Windows” si dovrà inserire nello spazio apposito il comando che si vuole eseguire alla pressione del pulsante.

Ad esempio, per aprire un database in formato Access sarà sufficiente impostare un comando come il seguente:

[path dell’eseguibile di Access]\MSACCESS.EXE “[path del database che si vuole aprire]\dbprova.mdb”

In un caso reale:

C:\Programmi\Microsoft Office\Office\msaccess.exe "C:\Documents and Settings\marco\Desktop\db1.mdb"

QD#0002 Se Abilito un Ente, si abilitano per esso i soli responsabili decisionali o tutti gli utenti di quell’ente?

R. Tutti gli utenti di quell’ente

QD#0003 E’ possibile definire piu’ responsabili per un ente?

R. Sì

QD#0004 A quali differenze è soggetto nell’uso di Quantica.dot chi è definito responsabile dell’ente?

R. Nessuna in particolare.

QD#0005 Cosa accade se diversi utenti hanno stesso LOGIN?

R. Il sistema propone di default fra essi il primo nome di utente che trova, secondo l’ordine ‘fisico’.
Quindi su tutti i PC che hanno il login in comune, il nome proposto sarà lo stesso. Si dovrà pertanto scegliere dalla lista un eventuale altro nome di accesso.

QD#0006 Come fare se i tipi di NC associate ad un Modulo NC si rivelassero successivamente diversi da quelli registrati?

R. Se il tipo di NC precedentemente riscontrato e associato al modulo non dovesse più essere ritenuto corretto, l’intervento conseguente è l’eliminazione della attribuzione (utilizzando il tasto con il segno ‘meno’) e l’aggiunta della nuova e più opportuna voce.

QD#0007 La mancata disponibilità del dato relativo alla quantità totale del lotto inficia le elaborazioni statistiche? Come aggirare il problema?

R. La mancata disponibilità del dato relativo alla q.tà totale del lotto effettivamente comporta una perdita di informazione dal punto di vista dell’elaborazione statistica. In tal caso non esiste una soluzione di ripiego, per cui può andare bene qualsiasi convenzione (lasciare zero), purche’ da tutti adottata e rispettata.

QD#0008 Come sono da intendersi la voce Bolla di Entrata e Addebito al fornitore? Si tratta dei documenti interni e dei costi interni sostenuti?

R. No, non si tratta di voci interne. Alla voce bolla di entrata corrisponde la bolla del fornitore, a cui peraltro può essere addebitato il costo del recupero del materiale.

QD#0009 Se i Clienti rendono del materiale, la q.tà rispedita (conforme) è la q.tà recuperata oppure per quantità recuperata si intendono in generale i pezzi non conformi che dopo una lavorazione interna, diventano conformi?

R. Per q.tà recuperata si intendono i pezzi non conformi sui quali si è provveduto internamente al recupero.

QD#0010 A chi va riferito e come va compilato il campo Fornitore?

R. Il campo fornitore deve essere riempito con il codice del fornitore responsabile della non conformità, utilizzando le codifiche attribuite all'interno dell'azienda ai fornitori medesimi, tenendo conto che i dati relativi devono essere inseriti nell’anagrafica clienti/fornitori. Dopo avere provveduto in tal senso il codice e la ragione sociale compariranno dalla lista che viene richiamata dall’interno del modulo NC attraverso l’apposito pulsante inserito nella sezione ‘Fornitore’. Per le non conformità attribuibili (come responsabilità) all'azienda stessa è opportuno definire i cosiddetti reparti interni. Questi ultimi vanno codificati sempre attraverso la scheda anagrafica clienti/fornitori attribuendovi il codice ritenuto opportuno e poi spuntando la casella fornitore e successivamente la casella reparto interno.

QD#0011 Nel caso che ad es. un reclamo clienti includa più tipologie di articoli, devo compilare più moduli, oppure è sufficiente mettere la descrizione 'Articoli vari' con un codice fittizio (es. ***), per poi specificare meglio nella Descrizione della NC ?

R. Nel caso che un reclamo clienti includa più codici di articolo, deve essere attribuita una non conformità per ciascuna tipologia interessata. Questo è obbligatorio se si vuole una stratificazione dei dati delle NC per articolo. Se invece quest’ultima statistica non interessa, si può anche definire un modulo solo per più codici, inserendo nel campo ‘Codice Articolo’ un valore convenzionale (consigliamo però la prima soluzione: un modulo per ogni prodotto).

QD#0012 La persona che esegue la compilazione delle NC (il redattore)è l'unica abilitata a farlo sia per quanto concerne la descrizione che il trattamento?

R. Le persone abilitate a modificare il modulo non conformità sono sia il redattore che l’approvatore: essi possono intervenire su tutti i campi del modulo (il redattore, ovviamente, non può intervenire sulla spunta di approvazione). E’ vero, peraltro, che, una volta stabiliti redattore e approvatore di un modulo, solo loro possono modificarlo. E’ anche vero, comunque, che una persona può modificare un modulo diventandone redattore, e cioè inserendo il proprio nome nella casella apposita. Una volta approvato, il modulo tuttavia non può più essere modificato dal redattore, ma solo chiuso. Il modulo non conformità nel momento in cui riceve l’approvazione non deve essere piu’ accessibile in modifica, perché cio’ darebbe la possibilità di alterare la situazione che ha determinato l’approvazione. Solo togliendo la spunta di approvazione è possibile intervenire con delle modifiche, come previsto dalle norme e richiesto dagli enti di certificazione. Nello stesso modo e con le stesse tutele a garanzia della approvazione delle modifiche da operare, qualora il modulo sia stato inopportunamente chiuso prima del tempo, è possibile riaprirlo (togliendo la spunta) e intervenirvi.

E' pertanto importante definire subito chi i ruoli del redattore e dell'approvatore all'interno dell'azienda. Secondo il più consueto modo di intendere la gestione, il redattore è colui che prende atto della non conformità, descrivendola ed eventualmente proponendo un trattamento, mentre l’approvatore è colui che approva il trattamento, eventualmente integrandolo. Di fatto altre convenzioni sono possibili come ad esempio può avvenire che si voglia che il redattore sia colui che materialmente rileva la N.C., mentre gli approvatori siano coloro che descrivendola la analizzano ed eventualmente propongono un trattamento. Entrambe le soluzioni sono implementabili su QW.

QD#0013 Viene tutelato quanto prescritto dalle norme ISO 9002, ovvero la descrizione e il trattamento vengono redatti dai responsabili competenti per la soluzione del problema?

R. Quanto osservato relativamente a quanto prescritto dalle normative ISO 9002 è assolutamente rispettato da Quantica.dot. Non è infatti possibile apportare modifiche da parte di chi non ne ha l’autorizzazione secondo i ruoli loro attribuiti attraverso la finestra di configurazione delle abilitazioni, e comunque, anche se si è autorizzati si costretti ad inserire sul modulo il proprio nome, a scanso di modifiche indebite.

Per configurare i permessi per il modulo N.C. è necessario scegliere, nella lista blu contenuta nella finestra "Utenti e abilitazioni", la voce "MN - Moduli non conformità", che prevede le abilitazioni in ‘redazione, approvazione, resp. decisionale, eliminazione’.

QD#0014 Quale è la differenza tra Tipi di NC e Causali di costo ?

R. Tipi di NC e Causali di costo, pur intrecciandosi, sono voci che fanno parti di campi di applicazione differenti e non rientrano in un processo di causa-effetto. Eventualmente, anche se impropriamente, sono entrambi cause, ma relativamente a diverse classificazioni.

In particolare bisogna stare attenti a non confondere la descrizione della NC con la causa. A seconda del risultato che si vuole ottenere, si può codificare l'una o l'altra o entrambe in una unica descrizione, nei casi più semplici. Spesso infatti la descrizione dà anche la causa, altre volte no. Per NC infatti si intende il mancato soddisfacimento di un requisito specificato. I tipi di non conformità corrispondono alla sintesi codificata delle principali tipologie di NC individuate dall'azienda. Lo scopo è di tenere sotto controllo tali anomalie, valutandone l’importanza, il ruolo e la frequenza per poi eventualmente provvedere ad intervenire su di esse nella maniera ritenuta piu’ opportuna in base all’evidenza statistica (es. diagramma di PARETO).

Le registrazioni di costo hanno evidentemente un’altra finalità. Per quanto concerne il Sistema Qualità sono volte ad individuare i costi sostenuti per assicurare una qualità soddisfacente e per darne fiducia (costi di Qualità), oltre a individuare quelli dovuti a perdite attribuibili ad una qualità insoddisfacente (costi di non Qualità). La classificazione va fatta all’interno delle diverse organizzazioni, secondo i propri consolidati criteri e tuttavia alcune perdite possono essere difficili da quantificare. Non sempre è possibile definire una voce di costo per le NC e differenti tipi di NC possono essere attribuite alla medesima voce di costo. (Rif. UNI EN ISO 8402 2.10 ed 4.2)
Per tali ragioni la causale di costo, che non è da intendersi come causale di non conformità, pertiene ad una differente gestione ed è accessibile esclusivamente dalle Registrazioni di costo. Esse vengono richiamate dall’interno del modulo non conformità (cosi’ come dagli altri moduli di Quantica.dot) attraverso il menu’ attivabile con un click sul tasto destro del mouse, abbinando cosi’ la voce di costo al modulo non conformità attraverso il codice che viene in tal caso registrato automaticamente alla voce ‘Documento’ (codice documento collegato alla causale di costo).

QD#0015 I report di Pareto sembrano non tenere conto di alcune registrazioni di Non Conformita' gia' inserite.

R. Tali report attingono solamente ai dati corrispondenti a rapporti chiusi, quindi è necessario ricordarsi di chiudere i rapporti prima di lanciare il report.

QD#0016 I report di Pareto per articoli, comprendono tutte le tipologie di articoli su cui sono state riscontrate Non Conformità?

R. No. Il report deve fornire evidenza delle anomalie piu' rilevanti e non un analisi dettagliata dei dati relativi al complesso degli articoli o delle NC.

Il report di Pareto se lanciato nella modalità 'sugli articoli', consente di visualizzare l'apporto alle NC totali dei singoli articoli, mettendo in evidenza solo gli apporti più significativi. Il report consente di visualizzare in ordinata fino a 25 articoli: nel caso il numero degli articoli con apporto di NC sia superiore, viene introdotta una voce 'altri' con relativo istogramma cumulativo dei restanti apporti.

QD#0017 Che utilizzo puo’ essere fatto del campo ‘Parametro’ nell’ambito della gestione di una Azione (Correttiva o Preventiva)?

R. Un aspetto importante delle Azioni sul Sistema Qualità è quello della ‘misura’ della efficacia dell’azione stessa. Tale aspetto è stato previsto in Quantica.dot, potendo di fatto essere chiusa una azione solo dopo il completamento di verifiche di efficacia pianificate. Opzionalmente, nei casi in cui sia possibile individuare una grandezza di controllo da utilizzare come riferimento per misurare la maggiore o minore efficacia dell’azione, puo’ essere appunto utilizzato il parametro. E' possibile impostare il valore iniziale di tale parametro nella linguetta ‘Analisi e delibera’; nella linguetta ‘Attuazione’ puo’ essere impostato un valore obiettivo per il parametro (per ciascuna delle righe di attuazione); nella linguetta ‘Verifica’ puo’ essere annotato, per ciascuna riga di verifica, il valore del parametro in effetti riscontrato all’atto della verifica (il programma calcola automaticamente lo scostamento rispetto al valore iniziale).

Esempio:

Supponiamo di avere rilevato che un determinato processo di produzione genera un numero di pezzi non conformi pari al 5%, e di volere attuare una azione correttiva tendente ad abbassare questo valore. Nella linguetta "Analisi e delibera" inseriremo nella casella "parametro" la descrizione "Percentuale di non conformità sul totale", e nella casella "valore" 5%. Se pianifichiamo due attuazioni, e ci poniamo l'obiettivo che la prima porti la perc. di non conformità al 3%, e la seconda all'1%, nella linguetta "attuazioni", per ciascuna attuazione inseriremo il relativo valore obiettivo. Una volta effettuate le verifiche, nella linguetta "Verifiche", per ognuna di esse, inseriremo il valore di perc. di non conformità effettivamente rilevato dopo le attuazioni. In questo caso avremo fornito una "misurazione" dell'efficacia dell'azione correttiva intrapres

QD#0018 Qual è la differenza tra precisione e sensibilità dello strumento?

R. La precisione è, in senso statistico, l'affidabilità della misura. Se il mio strumento ha, ad es., una precisione di 1 mm, significa che la misura che leggo è, con una probabilità ad es. del 95% compresa fra il valore letto e +/- 1 mm. La sensibilità è invece la minima variazione che riesco a leggere. Non è assolutamente detto che coincidano (come comunemente si è portati a credere). Prendiamo ad es. una bilancia elettronica (di quelle che abbiamo in casa). Può essere che sul display noi riusciamo a leggere fino all'etto, ma non è detto che la precisione sia 1 etto: potrebbe essere 2 etti. In tal caso, se ad es. leggiamo 75.2 Kg, la misura sarà al 95% fra 75.0 e 75.4 kg, nonostante sia possibile leggere 75.3, 75.4 ecc..

QD#0019 Nella scheda di Gestione anagrafica e revisioni, se seleziono una Categoria dalla lista associata al pulsante 'Categorie', il codice viene inserito automaticamente?

R. No, il pulsante 'Categorie' serve solo per consultare o modificare la lista delle Categorie. Gli inserimenti del Codice di Categoria associati ad un nuovo strumento/attrezzatura devono essere effettuati manualmente

QD#0020 Gestione Piano (Aspetti di Intervento): è possibile modificare il numero associato ad una riga ?

R. Sì, la modifica del numero è abilitata, per potere "riordinare" gli interventi facenti parte del piano.

QD#0021 Cosa indica il Progressivo (di utilizzo)?

R. Il progressivo degli utilizzi dell'attrezzatura o dello strumento si usa per stabilire quando eseguire l'intervento se questo è stato pianificato in base al n. di utilizzi. Deve essere aggiornato a mano (ad es., se volessi gestire i "tagliandi" di una automobile, in quella casella dovrei mettere il n. di Km che l'auto ha fatto in questo momento, mentre nel piano di intervento specificherei una variabile con metodologia di pianificazione "Per n. di utilizzi" specificando un n. di utilizzi massimo fra 2 interventi pari al n. di Km trascorsi i quali è necessario procedere all'effettuazione del "tagliando".

QD#0022 Elenco strumenti e attrezzature: le selezioni "In utilizzo", "Sotto intervento" e "Non piu' in uso" cosa comportano?

R. Queste selezioni, se spuntate, includono nella lista rispettivamente gli strumenti In Utilizzo, Non più in uso e Sotto intervento. Se non le spunto, gli strumenti che si trovano nello stato non spuntato vengono esclusi dalla stampa.

QD#0023 Nella stampa Elenco strumenti e attrezzature si può integrare nella colonna STATO oltre a "In utilizzo" l'indicazione dell'ente interno presso cui si trova lo strumento/attrezzatura?

R. E' sufficiente, una volta codificati i reparti (attenzione: non è sufficiente codificare l'ente, perche' il reparto è una cosa diversa, che spesso coincide, ma che comunque deve avere una propria codifica nella anagrafica Clienti/Fornitori/Reparti), fare, per ogni strumento, un movimento di consegna ad utilizzatore, specificando il codice del reparto: a quel punto, in ogni parte del programma, comparirà anche il luogo di utilizzo.

QD#0024 Se sono tra i verificatori di un documento e appongo la spunta di verifica senza segnalare che ho effettuato modifiche, qualora il redattore, ignaro, pubblichi il documento, le modifiche vengono recepite automaticamente?

R. No, Quantica.dot visualizza un apposito messaggio che avverte che il verificatore ha compiuto delle modifiche. A questo punto il redattore potrà decidere se accettare incondizionatamente le modifiche, senza neppure visionarle (e dunque pubblicare il documento) o se rientrare nel documento in scrittura.

QD#0025 Se la lista dei verificatori comprende piu’ persone, come posso identificare l’autore delle modifiche su un documento?

R. Viene segnalato da Word con differenti colori. Inoltre, posizionando il cursore sulla modifica, viene mostrata una finestrella con l’informazione dell’autore della modifica, della data, dell’ora e del tipo di modifica (eliminazione o inserimento).

QD#0026 Le modifiche effettuate dal verificatore fino a quando vengono segnalate con un coloro diverso?

R: Fino alla pubblicazione del documento stesso. Pubblicando il documento il testo riavrà un color omogeneo.

QD#0027 Le annotazioni inserite dall’approvatore fini a quando vengono segnalate ?

R: Le annotazioni vengono segnalate anche dopo aver pubblicato il documento.

QD#0028 Come può il redattore eliminare le annotazioni dell’ approvatore?

R: Evidenziando il riferimento all’annotazione ed eliminandolo con il tasto ‘Canc’

QD#0029 Se elimino dalla lista dei verificatori un verificatore che ha effettuato modifiche e commenti, queste ultime si conservano?

R. Si’, Word non consente di fare diversamente

QD#0030 E’ stato eliminato un Utente di Quantica.dot e ora in un documento compare come Redattore (o Verificatore o Approvatore) il suo codice seguito da punti interrogativi. Come comportarsi?

R. Qualora l’utente debba effettivamente risultare tra i redattori del documento e’ giusto reinserire dalla finestra Configurazione-Utenti e Abilitazioni tale utente, facendo attenzione a conservare lo stesso codice precedente (quello mostrato a fianco dei punti interrogativi). In tal caso andrà poi assegnata una data di Fine Attività, in modo che il suo nominativo non abbia piu’ accesso a Quantica.dot e non sia piu’ utilizzabile per nuovi documenti/registrazioni. Nel caso l’utente debba essere cancellato, per eliminarlo come Redattore del documento e’ necessario inserire un utente fittizio (Es. “ROSSI Mario”) abbinandovi proprio il codice residuo. Se si torna alla riga della documentazione di cui sopra, si puo’ notare che ora compare per esteso il nome ‘ROSSI Mario e lo si può eliminare nella maniera consueta come redattore, per poi eliminarlo nuovamente anche come utente.

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