Gestire documenti con pochi click

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Gestione gerarchica dei documenti

Definizione di categorie di documenti, con il riferimento,  per ciascuna categoria a uno o più modelli preimpostati.
Visualizzazione ad albero delle categorie di documenti create in Quantica.dot.
Possibilità di creare sottocartelle per raggruppare documenti.
Possibilità di intervenire sui nodi dell’albero decidendo la dipendenza delle varie categorie da altre categorie.
Definizione di fasi di workflow personalizzate per ciascuna categoria documentale, con la possibilità di definire messaggi preimpostati per le richieste di intervento.

Gestione del workflow dei documenti

Creazione di un documento da modello predefinito o importazione di documentazione già esistente, in qualsiasi formato (Word, Excel, HTML, Power Point, ecc.)
Disponibilità di una guida in linea alla redazione di tutta la documentazione di Qualità (Manuale della Qualità, Procedure, Istruzioni, Piani della Qualità, Riesame del Sistema Qualità), in modo conforme alle norme ISO 9000:2000.
Iter di emissione conforme alle norme ISO 9000:2000: traccia di chi redige, verifica ed approva e delle date dei relativi interventi.
Iter di revisione completo (verifica, approvazione e pubblicazione) con controlli sugli accessi ai documenti in base alla ripartizione delle funzioni di intervento.
Evidenziazione automatica delle modifiche apportate da utenti non redattori che partecipano al workflow.
Possibilità di configurare iter di workflow personalizzati.
Avviso automatico ad ogni utente che entra in una scheda di gestione documentale dei documenti per i quali si chiede il suo intervento di verifica o di approvazione.
Conservazione automatica dello storico.
Creazione automatica della versione PDF di un file pubblicato o di un file da distribuire.
Possibilità di collegamenti ad albero fra i documenti.
Possibilità (per il solo Amministratore di Sistema) di cambiare la categoria ed il codice di un determinato documento, in modo da modificarne la collocazione con rapidità e completezza di dati di riferimento (costi, documenti collegati, informazioni, parole chiave, ecc.).
Distribuzione documenti

Distribuzione automatica dei documenti tramite posta elettronica, sia interna che esterna, o fax.
Possibilità di distribuzione contemporanea di più documenti (anche in formato compresso) a più destinatari.
Possibilità di salvare una lista di distribuzione di un documento per poi richiamarla per distribuzioni successive.
Possibilità di pubblicare la documentazione su CD o siti web.

Funzioni di ricerca

Finestra di ricerca dei documenti con filtraggio per autore, codice documento, categoria, parole chiave.
Possibilità di ricerca anche per destinatario, per stato del documento (in redazione, verificato, pubblicato) e per data pubblicazione.
Possibilità di esportare i risultati della ricerca in Excel con ulteriori possibilità di modifica.